Saisie et dépôt dans ADUM
Temporalité : J-90 à J-75 et avant J-30
Saisie du titre et des mots-clés
Vérifier le titre définitif de la thèse, il sera présent sur la page de titre générée par ADUM et l’autorisation de diffusion notamment.
Renseigner les mots-clés. Il s’agit d’une indexation libre.
Vous pouvez aussi vous référer au thésaurus, accessible sur le site idRef.
Des mots-clés peuvent être proposés ou ajoutés par la Bibliothèque.
Consulter idref.fr
- Dans Type d’autorité : cocher Nom commun
- Dans Termes de la recherche : saisir votre mot-clé
Vous pouvez demander conseil : contacter le service des thèses
Saisie de la confidentialité ou de l'embargo
La confidentialité peut entraîner une demande de soutenance à huis clos. La thèse est déposée normalement avant soutenance et sera non consultable à l’issue de la soutenance conformément à l’Avis du jury qui mentionne le motif de la confidentialité.
Après le signalement de la thèse post-soutenance, l’embargo reporte la consultation de la thèse (non confidentielle) en libre accès sur internet à une date ultérieure.
Une thèse sous embargo est consultable sur internet par les membres de la communauté universitaire pendant la période d’embargo : sur authentification.
Attention : sur ADUM, il est impossible de saisir la confidentialité et l’embargo en même temps, à la saisie d’une date l’autre choix disparaît ; vous devrez alors indiquer l’embargo sur l’Autorisation de diffusion.
- Le refus de la diffusion sur Internet est décidé exclusivement par le docteur.
- Le docteur ne peut s’opposer à la diffusion de sa thèse au sein de la communauté universitaire, en accès complet ou restreint, au format numérique ou imprimé.
- Une date de fin d’embargo est obligatoire.
Si la thèse est soumise à la fois à une période de confidentialité et à une période d’embargo, alors la date de fin d’embargo doit être postérieure à la date de fin de confidentialité (à noter sur l’autorisation de diffusion).
Seul le jury de soutenance peut décider de la confidentialité d’une thèse. Le docteur n’est pas habilité à décréter que sa thèse est confidentielle.
La thèse ne peut être communiquée en aucune manière, ni sur Internet, ni dans l’établissement de soutenance.
Une date de fin de confidentialité est également obligatoire.
Pour définir la durée maximale autorisé reportez-vous au site de la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada).
La confidentialité partielle n’existe pas et n’est pas autorisée !
Soit l’intégralité de la thèse est déclarée confidentielle, soit elle ne l’est pas.
Saisie des résumés de la thèse
Les résumés de la thèse en français et en anglais sont destinés à être publiés sur le portail des thèses theses.fr à l’enregistrement de la thèse soutenue.
Veillez à ne saisir dans les résumés : aucune donnée à caractère confidentiel ou faisant l’objet d’un brevet.
Un résumé dans une autre langue que le français et l’anglais peut être enregistré par la Bibliothèque : contacter le service des thèses.
Saisie de la composition du jury
La saisie des données de composition du jury vous permet de générer une page de titre complète.
Générer votre page de titre ADUM
- Saisir les données administratives de soutenance définitives.
- Télécharger la page de titre :
Ne pas modifier le contenu ni la présentation de la page de titre, sauf en cas de cotutelle : ajouter un logo d’établissement.
- Insérer la page de titre en 1ère page du PDF de thèse.
- Sur le site de la bibliothèque (documents utiles), vous disposez d’outils LaTeX.
- Pour générer une page de titre conforme, suivre le modèle produit par ADUM.
Autorisation de diffusion
Télécharger votre autorisation de diffusion
Remplir l'autorisation de diffusion
L'autorisation est disponible sur ADUM en téléchargement. Vous devrez cocher votre choix entre :
- Je n'autorise pas la diffusion de ma thèse en accès libre sur internet (...)
- J'autorise la diffusion de ma thèse en accès libre sur internet (...)
- J'autorise la diffusion différée de ma thèse en accès libre sur internet, à compter du (à remplir)
Pour la diffusion sur Internet sur le serveur HAL thèses, vous devrez indiquer obligatoirement sur l'autorisation de diffusion :
- Le(s) laboratoire(s) de rattachement pendant la thèse
- Le(s) domaine(s) de référencement
Exemple
Pour la diffusion sur internet d’une thèse réalisée au Laboratoire de l'Informatique du Parallélisme, noter le nom du laboratoire,
- Préciser l’équipe de recherche : CASH Compilation et Analyse, Logiciel et Matériel
- Les domaines de référencement :
- Dans la liste de domaines de référencement ne pas choisir le nom du répertoire :
- cliquer sur l’icône dossier
pour ouvrir le répertoire et choisir un domaine 
.
- cliquer sur l’icône dossier
Dépôt du PDF de la thèse et de l'autorisation de diffusion
- Cliquer sur la rubrique Dépôt du fichier PDF de la thèse version archivage, déposer son fichier de thèse ici
- Dans l'espace de dépôt du document relatif à la diffusion, déposer votre autorisation de diffusion remplie et signée
- Enregistrer en cliquant sur le bouton « Vérification de la conformité du manuscrit de la thèse et sauvegarder »
Déposer un fichier PDF archivable
La vérification de la conformité du fichier du manuscrit de la thèse peut prendre plusieurs minutes.
Si le fichier est conforme
Il est indiqué, en vert, Vérification FACILE : fichier conforme
Le fichier est alors correctement enregistré et la rubrique « Dépôt du PDF de la thèse » est validée.
Si le fichier soit non conforme
Il est indiqué, en rouge, Votre fichier n'est pas conforme, merci de prendre contact avec un expert du CINES
Le fichier n’est pas enregistré et la rubrique « Dépôt de PDF de la thèse » n’est pas validée.
- Onglet « Correction » en ligne sur le service de validation de formats FACILE du CINES
Aide : Conseils techniques et tutoriel proposés par la Bibliothèque Sorbonne Nouvelle. - Tester votre nouveau fichier sur FACILE
- Demande d’expertise en ligne : https://facile.cines.fr/niveau2.jsf
Finaliser la procédure
Temporalité : J-75 et avant J-30
- Rubrique Je finalise la procédure
Cocher Je reconnais accepter le contenu de la convention de diffusion d'une thèse sur internet
- Cliquer sur le bouton « Transmission des données pour instruction du dossier »
Dépôt légal attesté par la bibliothèque
Temporalité : J-30
Action de la bibliothèque à J-30
- Un mois avant la soutenance prévue, la Bibliothèque atteste de votre dépôt sur ADUM, étape obligatoire pour le maintien de l’organisation de votre soutenance (arrêté du 25 mai 2016).
- Merci de vous rendre disponible pour déposer votre version de soutenance ou pour compléter des informations.
- En l’absence de nouveau dépôt de fichier de thèse sur ADUM, la version rapporteurs devient la version de soutenance qui pourra être signalée en l’état conformément à l’Avis du jury ou en l’absence de dépôt optionnel post-soutenance.
- Fermeture de l’espace de dépôt ADUM.
Après la soutenance
Signalement de la thèse, archivage et diffusion
- Pas de corrections = signalement du dépôt légal, aucune démarche à effectuer.
- Corrections demandées par le jury, dans un délai de 3 mois après la date de la soutenance (J+90 max.) : Dépôt du fichier de thèse + attestation.
- Si corrections de forme, dans un délai de 1 mois après la date de la soutenance (J+30 max.) : Dépôt du fichier de la thèse + attestation.
En cas de corrections demandées par le jury
Dans un délai de 3 mois après la date de soutenance, votre dépôt est envoyé à la direction de thèse qui renseigne sur ADUM une attestation de conformité du fichier de thèse avec corrections.
Vous n’avez aucune autre démarche à effectuer, sauf en cas de modification de diffusion.
En cas de corrections de forme avant J+30
Compléter obligatoirement votre dépôt par une attestation de dépôt post-soutenance :
- attestation de corrections mineures à télécharger sur ADUM dans « Documents administratifs » ;
- à co-signer par votre direction de thèse ;
- à envoyer via le formulaire de contact du service des thèses, sélectionner le sujet Déposer une attestation de dépôt.
Lorsque la thèse est archivée au CINES et cataloguée au SUDOC, au catalogue de la BDL, elle apparaît également sur le moteur de recherche Theses.fr, et sur HAL theses si vous avez choisi la diffusion ouverte.
Vous recevez un mail automatique d’ADUM avec la mention de l’URL pérenne et du Numéro National de Thèse (NNT).
Si vous constatez une erreur ou vous souhaitez changer votre périmètre de diffusion : contacter le service des thèses
Le signalement de la thèse soutenue autorise en son temps la remise du diplôme de doctorat.
